A causa della pandemia, il 55% degli eventi fisici è stato cancellato o rimandato, , mentre cresce la percentuale di aziende che scoprono l’online. Il punto di vista di Open Campus
Durante la pandemia di Coronavirus, che ci ha privato di incontri, relazioni e di quella fisicità che davamo per scontata, gli eventi sono stati una tra le categorie a soffrire di più. Secondo l’indagine “L’Industry degli Eventi e della Live Communication di fronte alla crisi Covid19”, presentata da AstraRicerche, che ha coinvolto fino a 427 realtà, il 55% degli eventi fisici è stato cancellato o rinviato nel corso del 2020. Nonostante le aziende accusino la mancanza degli incontri in presenza, per le interazioni e la comunicazione umana che questi garantiscono, si registra tuttavia un crescente apprezzamento nei confronti del digitale: oltre il 90% dei professionisti degli eventi sta infatti pianificando di incorporare gli eventi virtuali nella propria strategia .
Quali vantaggi virtuali?
Di tempo ne abbiamo avuto parecchio per partorire ipotesi, valutare le opportunità, come pure le mancanze, le problematiche. Alla fine dei giochi (o, per meglio dire, in prossimità della loro riapertura), è possibile sottolineare una cinquina di vantaggi legate a un evento virtuale.
° La diffusione: si può ampliare la propria audience raggiungendo pubblici più vasti senza aggiungere ingenti investimenti economici.
° L’esperienza: si può stimolare la partecipazione attiva del pubblico e degli stakeholder grazie all’utilizzo delle tecnologie che moltiplicano gli strumenti di interazione a disposizione.
° Il monitoraggio: si può tracciare, grazie al digitale, la presenza e il comportamento del pubblico con maggior efficacia.
° La permanenza dei contenuti: a conclusione dell’evento si possono archiviare e mettere a disposizione i contenuti realizzati live, aumentandone il ciclo di vita.
° La presenza di speaker di rilievo: la possibilità di connettersi da remoto consente di invitare ospiti autorevoli provenienti da qualsiasi parte del mondo, senza particolari difficoltà organizzative e costi aggiuntivi legati alle trasferte.
Dal virtuale all’ibrido: la scelta consapevole
Un evento virtuale è un evento che si svolge completamente online: il pubblico e gli ospiti si connettono da remoto e si incontrano e interagiscono in uno spazio virtuale condiviso. Un evento ibrido, invece, è un evento che fa leva sulla tecnologia per integrare l’esperienza dei partecipanti in presenza e di quelli collegati online, creando la giusta combinazione tra la componente in presenza e quella digitale. Metaforicamente, l’evento ibrido si pone come ponte che unisce due luoghi separati: l’offline e l’online. Non si può parlare in generale del futuro degli eventi senza considerare l'eterogeneità dell'industria di riferimento: eventi fieristici, spettacoli dal vivo, eventi aziendali e congressuali, fino ad arrivare ai format più innovativi. Non per tutti l’online comporta gli stessi benefici e il desiderio generale sembra essere il ritorno agli eventi in presenza, per “rivivere gli eventi attraverso i 5 sensi”. Si potrà però guardare agli eventi virtuali e ibridi come a delle grandi opportunità capaci di stupire i partecipanti e offrire sempre nuove esperienze di engagement.
Improvvisare solo in presenza di uno spartito
I vantaggi sono e continueranno ad essere tanti, ma non c’è spazio per l’improvvisazione: bisogna essere preparati e competenti. Non si può quindi fare a meno di un team dedicato alla gestione dello spazio virtuale e dello spazio fisico; non si può rinunciare ad investire in tecnologia; è necessario strutturare un piano di lavoro puntuale integrato dal ROS (Run of Show), una guida semplificata che aiuta l’intero team ad allinearsi e a gestire al meglio le attività legate allo spazio virtuale.
Open Campus
Lo sa bene Open Campus, spin-off di Tiscali situato nel più grande parco tecnologico della Sardegna, che ogni giorno affianca aziende, professionisti e PA nella trasformazione digitale. Alice Soru, CEO di Open Campus, commenta così questa nuova tendenza: “Per gli organizzatori di eventi il 2020 - e parte del 2021 - è stato un anno complesso, un continuo fare e disfare. Nella ricerca di soluzioni alternative abbiamo compreso il grande potenziale degli eventi virtuali, che riescono a far incontrare le persone, intrattenendole e coinvolgendole pur senza la presenza fisica. Oggi guardiamo con entusiasmo agli eventi ibridi, perché la vera sfida è la commistione tra il virtuale e il fisico, per costruire un unico luogo in cui far convivere in un tutt’uno coeso due audience separate”.
Un corso dedicato
Per questo motivo, Open Campus propone il corso online “Eventi Virtuali” dedicato agli eventi digitali, per imparare a progettare, organizzare e gestire eventi online e ibridi di piccole e medie dimensioni, curarne la promozione, coinvolgere partecipanti e stakeholder, monitorarne i risultati e conoscere le principali piattaforme e software utili in tutte le fasi di organizzazione. Suddiviso in 4 lezioni da 2 ore e mezza l’una, sarà tenuto da Maria Salluzzo, Event Manager di Open Campus.
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