Un approfondimento su una figura professionale sempre più importante e sul suo ruolo in tutte le fasi organizzative: progettazione, realizzazione e analisi
L’organizzazione di eventi è sicuramente una delle professioni con il maggior numero di intersezioni tra attività diverse tra loro. La stessa parola evento ha un’accezione talmente ampia che ospita al suo interno una serie di significati innumerevoli. Volendo fare un po’ di ordine tra tutte queste definizioni “filosofiche” possiamo vedere che l’organizzazione di un evento si distingue in tre macro aree: progettazione, realizzazione e analisi dell’evento. La fase della progettazione è assolutamente fondamentale, è l’inizio del cammino che segnerà la strada da percorrere per tutto l’evento.
Il contributo della tecnologia
Negli ultimi anni la tecnologia ha dato un supporto decisivo alla fase progettuale, tramite la riproduzione grafica in 3D del progetto in questione. I render assicurano sia l’organizzatore che il cliente finale la piena consapevolezza dello sviluppo dell’evento in tutte le sue parti, dalla parte grafica appunto come appena detto sino alla parte riguardante gli spazi e le misure inerenti agli allestimenti. In fase preventiva possiamo infatti calcolare con precisione e il numero e la tipologia dei materiali che saranno usati, rendendo perfettamente trasparente al committente il work in progress. Una volta stabilito con precisione il piano di progettazione si passerà alla fase decisiva della realizzazione. In questo caso la tipologia di evento sarà decisiva per scegliere il modus operandi.
L’importanza del tempismo
Facciamo l’esempio di un grande evento congressuale, dove l’organizzazione ha ricevuto il compito di scegliere la location giusta e curare la parte degli allestimenti. In questo caso l’organizzatore deve calibrare al meglio la quantità di personale specializzato e gli spazi e i tempi a disposizione. Nell’organizzazione eventi un crono programma dettagliato e condiviso e sicuramente alla base di una comunicazione efficace con la propria squadra di lavoro. Le tempistiche di realizzazione sono infatti fondamentali sia per contenere al minimo i costi sia per avere il maggior tempo possibile per apportare migliorie in corso d’opera. Una volta svolto l’evento è fondamentale analizzare sia la parte tecnica sia la parte riguardante il personale. Per crescere e migliorare continuamente, ogni evento porta con sé una serie di messaggi facilmente codificabili dall’organizzatore che deve recepire in modo chiaro e indiscutibile i fatti salienti delle due fasi, quella progettuale e quella realizzativa.