La società, specializzata in questo settore, illustra a DailyNet tutte le implicazioni del nuovo Regolamento Generale sulla protezione dei dati che entrerà in vigore il prossimo 25 maggio
di Anna Maria Ciardullo
Newsletter2Go, azienda specializzata in email marketing e certificata in materia di sicurezza e protezione dei dati personali da enti statali tedeschi, s’impegna da anni a garantire la massima sicurezza e trasparenza riguardo al tema della privacy, con lo scopo aggiunto di diffondere “buone pratiche” nel proprio settore. A tal proposito, offre sul suo sito diversi materiali come articoli o whitepaper per approfondire l’argomento e aiutare i propri clienti. L’ultima pubblicazione verte naturalmente sul tema dell’imminente attuazione del GDPR e, insieme alla pagina dedicata, Newsletter2Go offre una panoramica a 360 gradi sui cambiamenti che avverranno da maggio 2018 nel campo dell’email marketing per consumatori e aziende. Margherita Grizzo, che si occupa di online marketing e redazione presso Newsletter2Go, ha risposto ad alcune domande sul tema nella seguente intervista rilasciata a DailyNet.
Quali sono i passaggi fondamentali da comprendere e utilizzare in vista del nuovo regolamento europeo sul trattamento dei dati personali che entrerà in vigore il prossimo 25 maggio?
Il primo passo da fare è leggere tutte le fonti valide e disponibili in materia. Oltre al testo del Regolamento vero e proprio, esiste una comoda guida all’applicazione del GDPR offerta dal Garante per la protezione dei dati personali, che aiuta a comprendere che cosa cambierà e non. Il Regolamento, infatti, non va a sostituire quanto già previsto dal Garante, bensì va ad integrare e uniformare la normativa a livello europeo. Inoltre, in aggiunta al nuovo Regolamento, esistono altri documenti da non dimenticare: la direttiva e-privacy valida per chi opera su internet, ora in fase di modifica, e le linee guida in materia di consenso e trasparenza. Questi, verranno, infatti, armonizzati con la nuova normativa nei prossimi mesi.
Come vi siete organizzati per raggiungere la conformità?
Grazie al nostro Responsabile della Protezione Dati interno, figura introdotta dal Regolamento all’art. 35 ma già presente in azienda da anni (essendo prevista in modo non obbligatorio anche prima) abbiamo continuato ad organizzare e gestire il trattamento dei dati personali assicurandoci che venissero seguite le nuove indicazioni. La primissima cosa che abbiamo fatto è stata quella di rivedere la nostra informativa sul trattamento dei dati personali, aggiornandola alla luce di quanto previsto dal regolamento (art. 13 e 14). Tutto il team di Newsletter2Go newsletter2go.it è stato inoltre informato circa i cambiamenti previsti in modo da essere in linea con il Regolamento.
Quali sono le conseguenze delle nuove norme sulla privacy nel campo dell’email marketing?
Un fatto importante riguarda il rafforzamento e la definizione più precisa di consenso come “qualsiasi manifestazione di volontà libera, specifica, informata e inequivocabile dell’interessato con la quale lo stesso manifesta il proprio assenso mediante dichiarazione o azione positiva inequivocabile che i dati personali che lo riguardano siano oggetto di trattamento” (Art. 4). Ciò significa, in termini pratici, che la persona che si sta iscrivendo a una newsletter deve poter esprimere in modo consapevole e libero il proprio consenso sulla scorta delle informazioni racchiuse nell’informativa. Questa, dovrà essere scritta in modo chiaro e semplice e contenere tutte le informazioni relative al trattamento previste dal Regolamento europeo agli art. 13 e 14.
Nello specifico, come sarà, quindi, trattato il tema del “consenso”?
Quando si parla d’iscrizione alle newsletter, il tema del consenso è primario e, come abbiamo visto, il Regolamento ne mette in luce l’importanza. Rimane sempre valido il concetto per cui l’utente deve selezionare in modo attivo l’iscrizione alla newsletter. Non sono accettabili quindi i moduli d’iscrizione in cui l’opzione “sì” alla domanda “vuoi iscriverti alla newsletter” è già crocettata. Rimane poi obbligatoria la presenza nelle newsletter della possibilità per l’utente di cancellare l’iscrizione senza problemi. A tal proposito, il sistema di Double-opt-out è un buon metodo per permettere al singolo di confermare la propria cancellazione. Un altro elemento importante è la libertà del consenso: operazioni come l’acquisto di un prodotto o di un servizio non sono vincolate dalla sottoscrizione alla newsletter e quindi dall’inserimento dei propri contatti in una mailing list.
Inviare le newsletter rispettando il nuovo regolamento comporta dei cambiamenti?
Uno dei cambiamenti importanti riguarda l’attualizzazione dell’informativa sul trattamento dei dati personali che dovrà essere conforme al nuovo Regolamento. Rimangono poi valide le linee guida in materia di attività promozionale e contrasto allo spam previste dal Garante italiano per la protezione dei dati personali. Un’altra novità importante introdotta dal Regolamento e interessante per chi opera nel campo dell’email marketing è il diritto di accesso (art.15), che prevede che il singolo abbia diritto in ogni caso a ricevere una copia dei dati personali del trattamento. Il titolare non dovrà poi fornire le modalità del trattamento, ma il periodo di conservazione dei dati e le garanzie nel caso in cui i dati vengano trasferiti in Paesi extra europei. Anche il diritto di cancellazione dei dati, (art.17) prevede che il singolo abbia diritto a richiedere la cancellazione delle proprie informazioni e introduce l’obbligo (per i titolari del trattamento) di informare chiunque abbia utilizzato questi dati riguardo alla richiesta di cancellazione effettuata.
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